У новому випуску програми «Експертна думка» на радіо «Країна FM» ведучий Денис Кар поспілкувався з Олександром Жуковим — засновником онлайн-платформи Usap.online та спеціалістом з автоматизації бізнес-процесів. У розмові йшлося про те, як сучасні компанії можуть позбутися залежності від Excel та паперових зошитів, чому хмарні рішення дозволяють швидше масштабувати бізнес і які інструменти допомагають підприємцям звільнити час для розвитку, а не для рутини.
Посилання на ефір — https://www.youtube.com/watch?v=sqkr8jLNm4Q
Денис Кар: Друзі, вітаю вас у найкращому бізнес-радіошоу України. «Експертна думка» знову в ефірі на хвилях Національної радіостанції «Країна FM». Сьогодні ми говоритимемо про те, як створювати та автоматизовувати бізнес-процеси так, ніби у штаті працює кілька досвідчених програмістів і менеджерів проєктів, але робити це значно швидше й дешевше. Як саме — дізнаємося від мого співрозмовника. У нас у студії Жуков Олександр, засновник платформи Usap.online, програміст і спеціаліст з автоматизації бізнес-процесів. Олександре, вітаю вас.
— Вітаю.
— Давайте почнемо з самого початку. Як виникла ідея створити платформу Usap.online і яку проблему ви хотіли вирішити її запуском?
— Ідея дуже проста. Ми довго працювали в автоматизації: від налаштування техніки до створення складних звітів, які показують собівартість. Раніше працювали з популярною платформою, але приблизно з 2015–2016 року стало зрозуміло, що потрібно рухатися далі.
Суть у тому, що готові продукти вимагають багато часу на розгортання, і це лягає на плечі замовника. Це місяць або півтора підготовки даних і налаштувань. Ми, як команда програмістів, бачили, що цей процес можна значно прискорити. Тому почали будувати хмарну систему, яка виконує ті самі задачі для торгових підприємств і виробництва, але запускається швидше.
Коли користувач реєструється, він одразу отримує готову функціональну систему. Далі ми можемо відразу переносити дані, адаптувати під клієнта — замість витрачати час на базове розгортання.
— Тобто на старті ви були тією командою, яку викликали у випадках «я натиснула одну кнопочку — і все пропало»?
— Саме так, нас часто називали «комп’ютерщиками».
— А якщо говорити про вашу систему сьогодні: крім хмарного формату, у чому її ключова відмінність від інших?
— Вона дозволяє дуже швидко змінювати і інтерфейс, і бізнес-логіку. Якщо клієнт каже: «Хочу рахувати собівартість не так, а ось так», — наші розробники протягом кількох днів роблять зміни, і людина отримує результат. На ринку немає продуктів, які можуть запропонувати таку гнучкість.
Ми спроєктували систему так, щоб зміни можна було вносити без ризику для інших користувачів. Тобто це хмарне рішення, але водночас автономне для кожного бізнесу.
— А під який бізнес найчастіше звертаються до вас?
— Найбільше клієнтів у сфері торгівлі, особливо оптової. Тут багато даних потрібно збирати від торгових менеджерів, і автоматизація значно полегшує роботу. Велику частку займає й виробництво. Сьогодні автоматизація виробничих процесів досить слабко представлена серед продуктів на ринку. Ми ж із самого початку працювали з клієнтами, які мали багатоетапне виробництво, тому ця частина природно стала однією з наших сильних сторін.
Також є компанії, які працюють у сфері послуг. Це можуть бути перевізники чи рекламні студії, які ведуть бюджетування проєктів. Нещодавно ми реалізували систему для провайдера, що займається встановленням камер відеонагляду, охоронних систем і Face ID на входах. Це був цікавий проєкт, де ми якраз робили модуль бюджетування.
— А коли саме власнику бізнесу варто до вас звернутися? Коли Excel уже «лягає» і не відкривається? Як відбувається цей процес?
— Тут справа не лише в моменті, коли «все ламається». Звертатися потрібно тоді, коли власник хоче займатися бізнесом, а не паперовою роботою. У таблицях Excel постійно виникають проблеми: бракує часу на внесення чи перевірку даних, випадають правки, які працівники можуть внести заднім числом, а інколи файли взагалі губляться.
Google Таблиці дозволяють відстежити історію змін, але на це знову ж таки потрібен час. Якщо власник хоче масштабувати бізнес, делегувати завдання або працювати прозоро з партнерами, йому потрібна система, яка гарантує незмінність даних, забезпечує прозорість і дає якісне відображення поточної ситуації.
— З чого починається робота з новим клієнтом?
— Насамперед ми збираємо всі «цифрові сліди», які є в бізнесі. Це можуть бути таблиці з товарами, клієнтами, залишками на складах тощо. Якщо дані вже в електронному вигляді, перехід відбувається дуже швидко: протягом одного робочого дня ми переносимо всю інформацію і запускаємо клієнта в нашій системі. Далі починається адаптація — підлаштовуємо функціонал під конкретні потреби компанії. Якщо ж є стара система, то першим кроком стає дослідження, як правильно звідти витягти дані.
— А наскільки складно людям переходити на нову систему? Особливо тим, хто працював у старих рішеннях або навіть у паперових зошитах?
— Це завжди непросто, особливо для працівників. Люди звикли до певних інструментів і не завжди хочуть змін. Але якщо колектив професійний і розуміє цілі, то вже за тиждень більшість питань зникають.
Через місяць-два з’являються інші запити: співробітники починають бачити нові можливості системи, яких раніше не мали, і просять додати функціонал, що економить час чи ресурси.
З досвіду, для компаній із мережею у 30–50 людей перехід займає приблизно тиждень. Якщо ж бізнес вів облік лише в Excel або зошитах, адаптація може розтягнутися на три тижні й більше. Тут доводиться перебудовувати мислення: не можна просто закреслити рядок у зошиті й написати новий, потрібно внести коректні зміни в систему. Але в цьому немає нічого складного, якщо команда бачить перспективу.
— Тобто досі є бізнеси, які ведуть облік у зошитах?
— Так, і їх багато. Зазвичай це компанії, де є один співвласник і кілька працівників. Коли штат розростається до 5–8 людей, потреба в автоматизації стає очевидною. У зошитах теж є свої методики обліку, але вони мають суттєві обмеження: до них не можна підключитися з хмари, небезпечно передавати стороннім, і неможливо обмежити доступ. Якщо, наприклад, попросити працівника внести дані по касі, він побачить усі інші фінансові показники, які йому не призначені. Це породжує зайві ризики.
— Як швидко ваша система адаптується під нові законодавчі вимоги? Наприклад, щодо касових апаратів чи електронного документообігу. Як ви відслідковуєте ці зміни?
— Ми відслідковуємо самі, але й клієнти не дають нам пропустити нововведення. Аудиторія велика, і щойно з’являється законопроєкт, одразу надходять запити: як будемо працювати в нових умовах? Зазвичай часу достатньо, адже закон змінюється не за місяць, а за пів року чи навіть за рік.
Наприклад, із касовими апаратами. Коли стало зрозуміло, що їхнє використання стане обов’язковим, на ринку вже існувало багато готових рішень для оцифровки цієї функції. Ми не вигадували «велосипед», а уклали угоду з одним із відомих розробників, допомогли з інтеграцією й за два місяці до старту вже мали готове рішення. Воно було протестоване на наших партнерських мережах у «бойових» умовах і без проблем запущене в роботу.
Щодо електронного документообігу, то існують інші платформи, які дозволяють через API закріплювати документ, відправляти його отримувачу й отримувати статус. У таких випадках ми рухаємося паралельно з партнерами, адже неможливо все реалізувати власними силами.
— Які у вас плани на майбутнє? Які нові функції чи сервіси плануєте запустити?
— Ми вже запустили новий розділ змін, який дозволяє пропонувати клієнтам повну кастомізацію під їхні потреби. Наступний крок — це конструктор форм документів і звітів. Він має з’явитися найближчими місяцями. Користувач зможе самостійно або з нашою допомогою вносити правки: прибирати непотрібне, залишати потрібне й формувати саме такий вигляд програми, який йому зручний — окремо для працівників, окремо для власників.
Для програмістів це теж спрощення: процес переходить у візуальну площину, відповідаючи сучасним тенденціям low code або навіть no code. Це перший напрям, у якому ми активно рухаємося.
У перспективі хотілося б вивести на новий рівень і рішення з касовими апаратами — створити власний продукт, щоб користувачі були менш залежні від сторонніх сервісів.
— На завершення хочу попросити вас дати пораду підприємцям: чому варто відмовитися від зошитів і таблиць та переходити до автоматизації?
— Кожен бізнес росте завдяки тому, що робить щось інакше, ніж усі інші. І жоден стандартний продукт, який не змінюється, не зможе підійти на всі 100%. Тому система має бути гнучкою, щоб власники могли змінювати її під свої потреби.
Я завжди раджу описувати бізнес-процеси так, ніби компанію готують до продажу. У такому разі все стає прозорим: зрозуміло, де гроші, скільки потрібно вкладати й який результат очікувати. У нас були випадки, коли власник після впровадження казав: «Мені тепер і так добре, я все бачу, мені зручно».
Автоматизацію потрібно робити не лише для себе, а так, щоб її зрозуміли ті, кому ви передаєте управління чи залучаєте в партнери. Це дає час на розвиток бізнесу і навіть на звичайну відпустку, що також важливо.
— Абсолютно згоден. Адже підприємці добре знають, що їхній день починається раніше, ніж у всіх, і закінчується пізніше, часто навіть уночі.
Ну що ж, Олександре, дякую вам за цікаву розмову. Друзі, у нас сьогодні був у гостях Жуков Олександр, засновник платформи Usap.online, програміст і спеціаліст з автоматизації бізнес-процесів. Ми говорили про те, як автоматизація допомагає бізнесу працювати ефективніше, прозоріше та впевнено дивитися в майбутнє.
Я бажаю вам, Олександре, наснаги й успіхів. Допомагайте українському бізнесу зростати й розвиватися на благо держави.
— Дякую вам.
— Це була «Експертна думка» на «Країна FM». Допомагаємо українському бізнесу — допомагаємо Україні. До нових зустрічей!
Текстову версію ефіру підготували фахівці контент-маркетингової платформи PRNEWS.IO.
PRNEWS.IO допоможе з розміщенням пресрелізів в Україні та всьому світу.
