Переклад документів із апостилем — одна з найвідповідальніших процедур у сфері офіційного документообігу. Неправильне оформлення або нехтування формальностями можуть призвести до того, що переклад не приймуть у консульстві, суді чи іншому органі іноземної держави. У результаті — втрата часу, додаткові витрати та необхідність проходити процедуру повторно. У цій статті розглянуто, як перекласти документ з апостилем згідно з вимогами чинного законодавства України та міжнародної практики.
Що таке апостиль і для чого він потрібен
Апостиль — це спеціальний штамп, що засвідчує дійсність підпису, статус особи, яка підписала документ, і автентичність печатки або штампа на офіційному документі. Його впроваджено Гаазькою конвенцією 1961 року для спрощення процесу легалізації документів між державами-учасниками.
Україна приєдналася до цієї конвенції у 2003 році. Відтоді апостиль використовується для легалізації:
- свідоцтв про народження, смерть, шлюб
- судових рішень
- нотаріально засвідчених документів
- дипломів, атестатів та інших документів про освіту
Переклад апостильованих документів: загальні вимоги
Найпоширеніша помилка — переклад документа без апостиля або переклад апостиля окремо від документа. Законодавство України та міжнародна практика вимагають перекладати весь документ разом із апостилем, а не по частинах.
Правильна послідовність дій при перекладі документів з апостилем:
- Спочатку документ апостилюється в уповноваженому органі.
- Потім апостильований документ перекладається на потрібну мову.
- Переклад засвідчується нотаріально або іншим способом, залежно від вимог приймаючої сторони.
Які помилки призводять до повторної процедури
- Переклад тільки основного тексту — без урахування штампа апостиля.
- Неправильний порядок дій — перекладено документ до апостилювання.
- Використання неофіційного перекладача — без належної кваліфікації.
- Відсутність нотаріального засвідчення — якщо воно обов’язкове згідно з вимогами іноземної установи.
- Помилки у транслітерації імен — особливо критично у перекладі свідоцтв та паспортних даних.
- Невірна мова перекладу — наприклад, переклад з української на російську замість англійської, коли потрібно саме англійською.
Навіть одна з цих помилок може призвести до того, що документ не буде прийнято, і доведеться повністю переробляти переклад.
Чи потрібно перекладати сам апостиль
Так, апостиль також підлягає перекладу. Це вимога більшості консульств і офіційних органів, які приймають документи з України. Апостиль містить офіційний текст з печаткою, номером реєстрації та підписом відповідальної особи. Його необхідно перекласти повністю, включаючи всі реквізити та формулювання.
Зазвичай апостиль розміщується на звороті документа або на окремому аркуші, прикріпленому до оригіналу. У процесі перекладу важливо зберегти:
- послідовність і структуру апостиля
- точну термінологію
- реквізити установи, що видала штамп
Будь-яке спрощення або «адаптація» тексту апостиля — підстава для відмови у прийомі документа.
Яким чином засвідчується переклад
Засвідчення перекладу необхідне у таких випадках:
- подання до консульства
- участь у судових процесах
- оформлення документів для роботи, навчання або імміграції
У більшості випадків переклад засвідчується нотаріально, але іноді достатньо засвідчення печаткою бюро перекладів.
Нотаріус засвідчує переклад двома способами:
- Засвідчення підпису перекладача — найпоширеніший варіант.
- Засвідчення копії документа з перекладом — коли перекладається копія, а не оригінал.
У деяких країнах додатково потрібне консульське засвідчення або суперапостиль. У такому разі процедуру потрібно уточнити в консульстві конкретної країни.
Формат і оформлення перекладу
Професійне оформлення перекладу передбачає:
- використання офіційної термінології
- дотримання орфографічних норм цільової мови
- відповідність оформлення оригіналу
- вказування вихідних даних документа
У випадках, коли апостиль містить голограми, водяні знаки чи інші елементи захисту, вони описуються словами (наприклад, “голограма у формі тризуба з мікротекстом”).
Переклад повинен бути надрукований, без правок вручну, підписаний перекладачем і пронумерований. Бланк перекладача або бюро перекладів має містити реквізити, контактні дані та печатку.
Правильний переклад документа з апостилем — це не просто мовна адаптація, а юридично значущий процес, що має відповідати вимогам як українського, так і міжнародного права.
Щоб уникнути повторних витрат і відмов у прийомі документів, важливо дотримуватися таких кроків:
- Спочатку апостилювати документ.
- Потім зробити повний переклад разом з апостилем.
- Обов’язково звертатися до професійного перекладача.
- Засвідчити переклад згідно з вимогами країни подання.
Компетентний підхід агентства перекладів гарантує, що документ буде прийнятий з першого разу, без затримок і повторної легалізації.
